कैश बुक (रोकड़ बही ) क्या है - what Is Cash Book ? कैश बुक कैसे भरते है - पूरी जानकारी देखें -Verify by CA

कैश बुक भरने के आसान तरीके - How Fill Cash Book - Full Detail 

कैश बुक (Cash Book) रोकड़ बही एक बहुत ही महत्वपूर्ण ,उपयोगी और अनिवार्य रजिस्टर है। इस रजिस्टर का उपयोग सभी सरकारी और प्राइवेट क्षेत्रों में किया जाता है। इसमें पैसों की लेनदेन सम्बन्धी  पूरा हिसाब रखा जाता है। प्रत्येक शासकीय कार्यालय में रोकड़ बही (कैश बुक )उपलब्ध होता है। 

Cash Book भरने के कुछ नियम होते है जिसके अनुसार उस संस्था का सस्था प्रमुख या लेखापाल या आपरेटर खर्च का ब्यौरा दर्ज करता है। चूँकि इस रजिस्टर में पैसे का हिसाब किताब रखा जाता है इसलिए ये काम बहुत संवेदनशील हो जाता है। 

आज के आर्टिकल में आपको बताएँगे कि - कैश बुक (रोकड़ बही ) क्या है - what Is Cash Register ? कैश बुक कैसे भरते है , इसकी पूरी जानकारी और बारीकियों को समझाया गया है। यदि आप भी एक कर्मचारी है तो आपको आज का ये आर्टिकल बहुत ध्यान से और अंत तक जरूर पढ़ना चाहिए। 

कैश बुक (Cash Book) रोकड़बही क्या है ? 

कैश बुक -  जैसे कि नाम से ही स्पष्ट है कैश -जिसका अर्थ पैसों से सम्बंधित है अर्थात इस रजिस्टर में संस्था में होने वाली आर्थिक गतिविधियों का हिसाब रखा जाता है। चाहे वह शासकीय संस्था हो या प्राइवेट संस्था -दोनों ही प्रकार के कार्यालय को इस रजिस्टर का संधारण किया जाता है। 

कैश बुक जिसे हिंदी में रोकड़ बही भी कहा जाता है ,इस रजिस्टर को भरने की विधि अधिकतर कर्मचारी को नहीं पता होता है ,जिसके कारण उन्हें आडिट के समय परेशनियों का सामना करना पड़ता है। 

कैश रजिस्टर कैसे भरते है -How fill Cash Register 


कैश रजिस्टर कैसे भरते है इसी की जानकारी आज के पोस्ट में बताया गया है। इसके बारे में आज आपको बहुत ही आसान तरीके बताने वाले है जिसे देखकर आप बिना किसी परेशानी और बिना कोई कन्फूजन के अपना कैश रजिस्टर को भर सकते है। 

कैश बुक कैसे भरते है ? ये बताने के पहले आपको कुछ अन्य बातों को जानना भी बहुत जरुरी है जो कैश रजिस्टर भरने के लिए अनिवार्य और बहुत महत्वपूर्ण है। 

रोकड़ बही रजिस्टर को भरने से पहले ये सुनिश्चित कर लें कि आपके पास उस खाता का पासबुक होना अनिवार्य है ,और ये भी सुनिश्चित कर लें कि पासबुक में वर्तमान तिथि तक लेनदेन की एंट्री हो चुकी है। 

जब भी कोई कैश बुक भरा जाता है तो पासबुक को मिलान करते हुए ही भरा जाता है। बहुत से लोग कैशबुक भरना नहीं जानते है जिसके कारण आडिट के समय बहुत परेशान रहते है। 

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कैश बुक के मुख्य भाग - Part of Cash Book 

कैश रजिस्टर के भागों की बात करें तो इसके दो मुख्य भाग होते है। पहला भाग आय  (RECEIPTS ) और दुसरा भाग व्यय (PAYMENTS ) का होता है। 

पहले भाग में उस राशि को भरा जाता है जो संस्था को प्राप्त हुआ है ,और दूसरे भाग में उस राशि को भरा जाता है जिसे संस्था द्वारा किसी फर्म ,दूकान या किसी व्यक्ति को भुगतान (Payment) किया गया है। 

कैश बुक के भागों के बारे में आपने जान लिए होंगे ,चलिए अब आपको कैश बुक कैसे भरें इसकी जानकारी बताते है। जो आपके लिए बहुत ही महत्वपूर्ण है। 

कैश बुक (CASH BOOK) कैसे भरें -पूरी जानकारी 


कैश बुक भरने के लिए सबसे पहले आपको ये भी जानना जरुरी है कि -क्या क्या जरुरी दस्तावेज है जो आपके पास होना चाहिए ,तो चलिए फ्रेंड्स उन दास्तावेजों के बारे में पहले देख लेते है। 

  • बैंक पासबुक (आखिरी लेनदेन तक प्रिंटेड)
  • भुगतान किये गए वाउचर(रसीद /बिल
  • कैश बुक  
  • जिस मद में पैसे आया है उसका विवरण 
ये तीन मुख्य दस्तावेज आपके पास उपलब्ध होना अनिवार्य है जब आप कैश बुक भरने जा रहे है। अब आपको बताते है कैसे बुक भरना शुरू कैसे करें। 

स्टेप 1 - RECEIPTS वाले पृष्ठ  में विवरण भरें 

RECEIPTS वाले पृष्ठ को भी दो भागों में विभाजित करते हुए आपको जानकारी बताया गया है। पहले भाग में दिनांक और विवरण  एवं दूसरे भाग में राशि की स्थिति के बारे में बताया गया है। 

पहला भाग - सबसे पहले आपको अपने बैंक पासबुक को देखकर उस राशि की जानकारी RECEIPTS (आय) वाले भाग में भरना है जो आपके संस्था को जारी किया गया है। 

राशि भरने के लिए आपको सबसे पहले दिनांक वाले कालम  में पासबुक के अनुसार उस दिनांक को भरें जिसमे पैसा खाते में जमा हुआ है।

अब विवरण वाले कालम में उस मद का नाम लिखें जिसके लिए राशि जारी किया गया है। जैसे खेलगढ़िया ,राज्य माध्यमिक शिक्षा , वार्षिक अनुदान इत्यादि। इसमें आप बैंक से प्राप्त ब्याज की राशि को भी लिखना अनिवार्य है। 

दूसरा भाग - इस भाग में आपको प्राप्त राशि की स्थिति का विवरण भरना है कि - जो राशि आपके संस्था को मिला है वह बैंक में है या नगद के रूप में है। 

यदि राशि नगद में आपके पास रखा हुआ है तो जितनी राशि है उसे नगद वाले कालम में भरें और बैंक में उपलब्ध राशि को बैंक वाले कालम में आय के सामने भरें। इसके बाद आखिरी कालम कुल रकम का है इसमें पिछले दोनों कॉलम की कुल राशि को भरें। 

आपके समझने के लिए नीचे कैश बुक के RECEIPTS वाले पृष्ठ का स्क्रीन शॉट दिया गया है इसे देखकर भी समझ सकते है। 

कैश बुक के RECEIPTS वाले पृष्ठ देखें 


कैश बुक भरते समय जिस भाग में कोई रकम नहीं है उसमे NILL या निरंक भरना चाहिए ,जैसे कि ऊपर चित्र में दिखाया गया है। 

स्टेप 2 - PAYMENTS वाले पृष्ठ में विवरण भरें 

PAYMENTS वाले पृष्ठ को भी दो भागों में विभाजित करते हुए आपको जानकारी बताया गया है। पहले भाग में दिनांक ,वाउचर नं और विवरण  एवं दूसरे भाग में राशि की स्थिति के बारे में बताया गया है। 

पहला भाग - कैश बुक के इस भाग में बहुत सावधानी पूर्वक विवरण भरना होता है। इसमें दिनांक वाले कॉलम में उस तिथि को लिखें जिस तिथि को आपने भुगतान किया है ,या चेक दिया है। 

वाउचर नंबर में आप अपने पेस्टिंग फाइल में लगे बिल के नंबर को लिखें और विवरण वाले कॉलम में उस फर्म ,एजेंसी ,दूकान या व्यक्ति  लिखें जिसे आपने राशि भुगतान किया है या चेक दिया है। 

दुसरा भाग - पेमेंट वाले पृष्ठ में दुसरा भाग राशि की स्थिति को दिखाया जाता है इसमें आपको नगद ,बैंक और कुल रकम का कालम दिया गया है ,इसमें नगद वाले कालम में वह राशि लिखने जितना आपने भुगतान किया है , कुल रकम वाले भाग में पुनः उसी राशि को लिखने। 

भुगतान की गयी राशि को भरने के बाद नीचे की ओर बने कालम में व्यय ,शेष राशि और योग वाले लाइन में राशि का मिलान करते हुए भरें। 

आपके मदद के लिए नीचे पेमेंट वाले पृष्ठ का स्क्रीन शॉट दिया गया है उसे देखकर आप आसानी से समझ सकते है। 

 कैश बुक के PAYMENTS वाले पृष्ठ देखें 



यहाँ पर भरा हुआ कैश बुक जो CA द्वारा वेरीफाई किया गया है उसके पुरे विवरण के साथ समझाया गया है उम्मीद है  बहुत उपयोगी और मददगार सिद्ध होगी। चलिए साथियों अब केशबुक भरते समय कुछ सावधानियों के बारे में देखते है। 

कैश बुक के दोनों पेज देखें 

रोकड़ बही खाता (कैश बुक) के दो मुख्य पेज के बारे में आपको ऊपर में अलग  गया है। अब आपको दोनों पेज को एक साथ बताया जा रहा है। इसमें आप जान पाएंगे कि यदि किसी फंड को उपयोग नहीं कर पाए है तो उसे केश बुक में कैसे प्रदर्शित करें। 

यदि आप किसी फंड को कुछ महीने तक उपयोग नहीं कर पाते है तो भी उसका विवरण आपको केश बुक में देना होता है। इसके लिए राशि व्यय नहीं होने पर निरंक लिखकर लाइन खिंच दें और राशि का विवरण चित्र में बताये अनुसार देवें। 

कैशबुक भरते समय सावधानियां 

साथियों कैश बुक एक महत्वपूर्ण दस्तावेज होने के साथ साथ अनिवार्य भी है इसके बारे में इस आर्टिकल के शुआत  आपको बताया गया है चूँकि कैश बुक वित्तीय मामलों के हिसाब से सम्बंधित है इसलिए इसे भरते समय बहुत सावधानी रखने  आवश्यकता भी है। 

चलिए बताते  है कैशबुक भरते समय क्या क्या सावधानी रखने की आवश्यकता है -

  • सबसे पहली सावधानी रखें कि कैश बुक में विवरण भरते समय काटछांट न हो। 
  • सभी विवरण साफ साफ और स्पष्ट अक्षरों में भरें ,जिसे नोटिस करने में कोई दिक्क्त न हो। 
  • कैशबुक में राशि जमा होने की तिथि को सही सही भरें। 
  • यदि आपके पास नगद राशि है तो उसे नगद वाले कालम में जरूर भरें। 
  • किसी को भुगतान करने में यदि आपने चेक दिया है तो व्यय वाले भाग में चेक काटने की तिथि दर्ज करें न कि खाता से पैसे कटने की तिथि। 
  • पासबुक को  प्रिंट जरूर कराएं। 
  • राशि आहरण के लिए समिति की बैठक लेकर कार्यवाही विवरण साथ रखें। 
  • भुगतान किये गए राशि की बिल अनिवार्य रूप से रखें और इसमें वाउचर नंबर भी जरूर दर्ज कर लें। 
  • सभी वाउचर में paid & cancle  अनिवार्य रूप से लगा लें। 
  • क्लोजिंग राशि और शेष राशि का मिलान अवश्य कर लें। 
  • कैश बुक में बचे हुए जगह में लाइन खिंच दें या काट दें। 
  • कोशिश करें कि जहा पर विवरण आखिरी हो रहा है वहीँ से लाइन खिंच दें। 

इस प्रकार आप कैश बुक (रोकड़ बही खाता) को स्वयं भर सकते है ,इसके लिए आपको पूरा विवरण और कैश बुक का फोटोकापी भी आर्टिकल  गया है। 

आज के आर्टिकल में आपने जाना कि -  कैश बुक (रोकड़ बही खाता ) क्या है - what Is Cash Book ? कैश बुक कैसे भरते है। ये जानकारी सभी विभागों और कर्मचारियों के लिए महत्पूर्ण है। उम्मीद है आपके लिए भी उपयोगी जरूर होगी। 

 यदि आपको ये जानकारी अच्छी और उपयोगी लगी हो तो इसे अन्य लोगों को और सोशल मीडिया जैसे whatsapp ,facebook आदि में भी जरूर शेयर करें ,जिससे अन्य लोगों को भी इसका लाभ मिल सके। 

कैश बुक भरने सम्बन्धी कोई प्रश्न हो तो आप हमें नीचे दिए कमेंट बॉक्स में लिखकर भेज सकते है आपकी पूरी सहायता की जाएगी। 

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